Почему бизнес боится электронного документооборота

Наш коллектив занимается консалтингом с 1996 года. С 2006г. мы специализируемся на разработке решений в области электронного документооборота на платформе Docsvision. Пользователями наших решений стали более 40 предприятий области и России. Это всем известные предприятия и организации, такие как ОАО «Верхнечонскнефтегаз», «Международный Аэропорт Иркутск», ОАО «Ангарская нефтехимическая компания», Байкалвестком, Администрация г. Иркутска и др.
Что касается численности персонала. Знаете, как менеджеры Роллс-Ройс отвечают на вопрос о мощности двигателя? «Достаточная». Так вот численность персонала нашей компании достаточная, для того чтобы выполнять работы на высоком уровне и в срок. Этому способствует система Docsvision, которой мы сами активно пользуемся.

Стоимость проекта рассчитывается индивидуально исходя из ваших задач и бюджета. Начинается от 50 тысяч. Если Вас интересуют дополнительные данные, можете прийти к нам.

Спасибо за интересный вопрос!
Это зависит от того, какую цель Вы ставите, принимая решение о внедрение такой системы. Например, расхожий аргумент об экономии бумаги для среднего бизнеса редко является убедительным, а для государственного учреждения очень даже важным. Недавно на встрече с представителями такой структуры мы обмолвились о нем, так оказалось, что расход бумаги составляет около одного КамАЗа в месяц! Для нас это было небольшим откровением. Из нашей практики могу составить небольшой перечень наиболее востребованных нашими Заказчиками задач:

1. Регистрация поручений руководителя и постановка их на контроль исполнения.
2. Система автоматического контроля исполнения и напоминаний о приближающихся сроках как исполнителю, так и контролеру этого задания.
3. Организация коммуникаций между сотрудниками, участвующими в бизнес-процессе, ликвидация нестыковок.
4. Автоматическое делегирование поручения при отсутствии сотрудника.
5.Организация базы знаний и разграничение прав доступа к корпоративной информации.
6. Исполнение договорных обязательств в различных разрезах: этапы, сроки, полнота документации, выполненные мероприятия и т.д. по условиям договора.
7. Регламентация правила ведения бизнеса, его актуализация.

Как видите, в основном это задачи организации эффективной работы сотрудников.

Представляя, во что может вылиться для бизнеса нерасторопность даже одного сотрудника, в результате которой Ваша компания испортит отношения с любимым контрагентом, легко можно сделать вывод о финансовых преимуществах работы хорошо отлаженной команды сотрудников.

Если директор хочет видеть бумажный документ, пусть видит. Главное, что система позволяет все согласование вести в электронном виде и распечатывать документ только 1 раз — чтобы руководитель поставил подпись в графе «утверждаю». Поиск документа в системе в десятки раз быстрее, чем отслеживание того же документа в бумажном виде: через всевозможные журналы регистрации и архивные подшивки. Один из ключевых аргументов в пользу электронного документооборота: все необходимые данные под рукой. При этом система позволяет разграничить права доступа, то есть, документ увидят только те, кому разрешен доступ к нему.

Задача руководителя — организовать эффективную работу подчиненных. Руководитель должен видеть реальную выгоду для бизнеса в использовании электронного документооборота. Если он заинтересован в увеличении прибыли, его можно убедить в необходимости перехода на безбумажный документооборот. Звоните или приходите, обсудим и подберем необходимые аргументы.

Добрый день! Начинали свой выбор 7 лет назад с рассмотрения десятка систем, путем эволюционного отбора выбрали одну: Doscvision .
Руководствовались несколькими критериями: качественная и оперативная техподдержка, открытость системы для самостоятельных доработок, наличие документации и удобных инструменты для внесения оперативных доработок, легкость интеграции с приложениями, комплексность решаемых задач.
Система подтвердила правильность нашего выбора.

Добрый день. В вашем комментарии затронуты 2 разных вопроса.

Электронно-цифровая подпись – ЭЦП — как правило, не самая главная цель внедрения системы электронного документооборота, а дополнительный инструмент для подтверждения легитимности электронных документов при общении с контрагентами.

Если вам необходима ЭЦП при взаимодействии с контрагентами, вы можете получить сертификаты в удостоверяющем центре и использовать квалифицированную электронную цифровую подпись. При внутреннем документообороте ЭЦП используется редко: это простая, либо усиленная цифровая подпись. Современные системы позволяют подтвердить неизменность и подлинность документа встроенными средствами без ЭЦП.

Эффективность СЭД в компании из 80 человек. Зависит от того, чем ваша компания занимается и какие бизнес-процессы хотите автоматизировать. Мы бы выделили 4 преимущества СЭД.

Создание и сохранение единой корпоративной Базы знаний и жесткое разграничение прав доступа к ней. Например, на производственном предприятии СКБ ЭП (электротехническое приборостроение, численность около 50 человек), автоматизирован учет изделий: в системе сохраняются данные жизненного цикла изделия, включая все его модификации. По серийному номеру прибора, пришедшего на гарантию, автоматически определяется: его наименование, дата производства, выдается полный комплект техдокументации по конкретно этой модификации прибора. Обеспечивается сохранность корпоративных знаний и разработок, которые являются основным конкурентным преимуществом компании. Потерю
таких данных трудно переоценить.

Контроль исполнительской дисциплины. Благодаря системе руководитель видит, кто из сотрудников сколько времени потратил на работу, насколько фактическая трудоемкость отличается от плановой, оценивает вклад сотрудника в работу отдела, планирует трудоемкость работ с учетом обстоятельств. Система также позволяет видеть, у кого на этапе согласования задержался документ.

Экономия времени: на согласование документов, быстрый поиск документов.
Автоматический контроль сроков. Например, решение по управлению договорной деятельностью позволяет юристам контролировать сроки действия договора.

Добрый день! У Вас очень показательный вопрос для многих Заказчиков. На стадии принятия решения о необходимости внедрения системы электронного документооборота надо четко понимать, для каких целей она ставится и кто будет Заказчиком проекта от Вашего предприятия. Другими словами: на каком административном уровне она будет поддерживаться. Если это будет первое лицо — отлично. Если будет кто-то другой — тоже неплохо, но этот человек должен обладать властью, волей и умением организовывать сотрудников под требования Вашей компании. Правила устанавливаются руководителем, и только он решает, как правила будут меняться и как должны работать сотрудники. Заинтересовать руководителя надо обязательно! Это залог успеха. Руководитель должен и вправе знать, какие преимущества получит его бизнес взамен потраченных денег и усилий всей команды. В Вашем случае, возможно, этот момент был недостаточно проработан. Каждый сотрудник охваченный системой электронного документооборота, должен получить определенные и явные преимущества в своей работе, а не только повышение ответственности и хлопоты. Требования документа с подписью могут быть как объективной необходимостью, так и просто проявлением отторжения инструмента, пользы от которого они не видят. Среди наших более чем 40 Заказчиков данное требование (обязательная письменная подпись) не явилось критичным и успешно решилось. А ломки стереотипов опасаться не надо: если руководитель и сотрудники увидят в новом инструменте преимущества, то они сами постараются пойти навстречу. Возможно, не сразу, но если для Вашего предприятия система электронного документооборота является осознанной необходимостью, в которой заинтересован руководитель, то сотрудники должны сделать свой выбор, на какой стороне процесса они будут находиться.